כיצד לבחור את תוכנת המסעדה הנכונה למסעדה הקטנה או הבינונית שלך

תוכנת מסעדה יכולה להקל על החיים שלך. זה יכול גם ליצור בלגן.

מערכת POS, אפליקציית הזמנה מקוונת, כלי לוח זמנים ופלטפורמת מלאי עשויים לעבוד טוב לבד. אבל אם הם לא חולקים נתונים - או אם ההזמנות לא מגיעות למדפסת הנכונה - הצוות שלך הופך לאינטגרציה.

החדשות הטובות הן שאתה לא צריך להשוות כל פלטפורמת מסעדה בארה"ב התחל עם חמש החלטות שחשובות לפעילות היומיומית שלך. מדריך זה יביא אותך דרך אותם, יראה לך את הטעויות להימנע, ועזור לך לבדוק את זרימת העבודה המלאה של ההזמנה להדפסה לפני שאתה חותם על חוזה.

מהי תוכנת ניהול מסעדות?

תוכנת ניהול מסעדות היא קבוצת הכלים הדיגיטליים המשמשים לקבל הזמנות, לקבל תשלומים, לנהל תפריטים, לתכנן עובדים, לעקוב אחר מלאי, לתקשר עם אורחים ולסקור ביצועים עסקיים. רוב הפלטפורמות מבוססות ענן וממכרות באמצעות מנויים חודשיים או שנתיים.

אבל רוב המסעדות הקטנות לא זקוקות לכל קטגוריה.

האם כל מסעדה צריכה טכנולוגיה מלאה?

לא, לא.

בית קפה שכוני עשוי לצרוך POS, עיבוד תשלומים, דיווח בסיסי, ומדפסת קבלה אחת. חנות פיצה עם משלוח כבד עשויה לדאוג יותר לסינכרון תפריט, איסוף הזמנות ודפסת כרטיסים אוטומטית. מסעדה עם שירות מלא עשויה לדרוש ניהול שולחן ונתיב נפרד לתחנת המטבח, הבר והקינוח.

סוג המסעדה שלך צריך להחליט מה מגיע קודם:

אם המשלוח הוא חלק מרכזי מהעסק שלך, התחל על ידי בדקת איך הפלטפורמה מקבלת ומדפיסה הזמנות בשוק. המדריך של HPRT למדפסות קבלות Uber Eats מסביר את שאלות החיבור וההדפסה הבסיסיות לשאול.

חמש ההחלטות החשובות ביותר

1. תיקן את הבעיה הגדולה ביותר שלך קודם

אל תתחילו עם רשימה של מותגי תוכנה. התחלו עם החלק של המשמרת שגורם לכל הבעיה.

מה הפסקות במהלך 30 הדקות העמוסות ביותר שלך?

אם אתה לא יכול לתאר את הבעיה במשפט אחד, אתה לא מוכן לקנות את התוכנה. הדגמה של מוצר יכולה לגרום לכל תכונה להיראות שימושית. בעיה ברורה עוזרת לך לראות אילו תכונות באמת חשובות.

2. לקנות את הערימה המינימלית שאתה צריך

רוב המסעדות הקטנות זקוקות לליבה פשוטה: POS ותשלומים, ניהול הזמנות, דיווח בסיסי, ודרך אמינה להדפיס קבלות או כרטיסי מטבח.

להוסיף כלי נוסף רק כאשר הוא פותר בעיה אמיתית. לדוגמה:

· הוסף הזמנה מקוונת כאשר לקוחות זקוקים לערוץ לקחת או משלוח ישיר.

· להוסיף איגוד משלוח כאשר הצוות עותק הזמנות ממספר טבלטים.

הוסף תוכנת מלאי כאשר החלטות עלויות המזון מבוססות על ניחושים.

· הוסף תוכנת תכנון כאשר תכנון משמרות ושעות נוספות קשה לשלוט בהם.

הוסף תוכנת נאמנות כאשר ביקורים חוזרים הם עדיפות צמיחה ברורה.

אם מערכת המלאי או המטבח שלך גם מייצרת תאריך, סיבוב או תוויות מרכיבים, כללו את זרימת העבודה הזאת בניסוי. מדריך התווית להכנת מזון של HPRT מראה את סוגי המידע שצוותי המסעדות בדרך כלל צריכים על התוויות האלה.

המפה למטה קבוצות המייצגות פלטפורמות תוכנות מסעדות אמריקאיות לפי פונקציה. השתמש בו כדי להבין את השוק - לא כרשימת קניות.

נוף תוכנת המסעדה האמריקאית. פלטפורמות ייצוגיות בלבד; הכללה אינה מהווה אישור או תאימות HPRT מאושרת.

3. להחליט בין פלטפורמה אחת וכלים נפרדים

פלטפורמה הכל-באחד בדרך כלל קלה יותר להגדיר. כלים נפרדים עשויים לתת לך תכונות עמוקות יותר. אף אחת מהאפשרויות אינה טובה יותר באופן אוטומטי.

בחר פלטפורמה הכל-באחד כאשר אתה רוצה פחות ספקים, קשר תמיכה אחד וזרימת עבודה סטנדרטית. צפו בנעילת תשלום, חומרה נדרשת, ומודולים תוספים שמעלים את המחיר.

בחר כלים נפרדים כאשר כבר יש לך POS אמין או צריך הזמנה מתקדמת, מלאי, תכנון או פונקציה שיווקית. צפו בנתונים כפולים, מנויים נוספים ואחריות תמיכה לא ברורה.

4. הוסף את העלות האמיתית

המחיר החודשי הוא לא המספר שחשוב. המספר האמיתי הוא מה המערכת עולה במהלך חודש רגיל במסעדה שלך.

כולל:

· דמי מנוי בסיסי ודמי מיקום

· תשלומים לטרמינאל או למשתמש

· דמי עיבוד תשלומים

· דמי הזמנה מקוונים או לפי הזמנה

· משלוח, חשבונאות, נאמנות, ושילובים אחרים

רכישה או השכרת חומרה

· התקנה, הגדרת תפריט, אימון והגירת נתונים

· תמיכה פרימיום ועלויות ביטול

ואז שאל מה קורה למחיר כאשר אתה מוסיף עוד רישום אחד, ערוץ הזמנה אחר, או מיקום שני. מערכת שנראית סבירה היום עלולה להיות יקרה ככל שהמסעדה גדלה.

5. ודא שכל הזמנה מגיעה למקום הנכון

כאן בחירת תוכנה הופכת להחלטה חומרה.

הדגמה חלקה במחשב נייד לא מוכיחה כי הזמנת ארוחת ערב תגיע למדפסת הגריל, המשקה יגיע לבר, וקבלת הלקוח תדפיס בדלפק הקדמי. בדקו כל תחנה בנפרד.

בדלפק הקדמי

חפשו טעינת נייר מהירה, חיבור יציב, קבלות 80 מ"מ ניתנות לקריאה, ומהירות מספיקה עבור קאפ שיא. HPRT TP80N-H היא דוגמה אחת למדפסת קבלה תרמית ישירה קומפקטית עם חיבור USB ו- Ethernet. עדיין צריך לבדוק אותו עם יישום POS המדויק, מערכת ההפעלה והנהג שאתה מתכנן להשתמש בו.

צריך רשימת בדיקה רחבה יותר של חומרה? ראה מדריך רכישת מדפסת קבלות של HPRT לעסקי קמעונאות ומסעדות.

עם טבלט או POS נייד

בדוק אם POS דורש Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet, או מדפסת מאושרת על ידי הספק. ה- HPRT TP808 מספק ממשקים USB, סדרתיים ו- Ethernet סטנדרטיים עם Bluetooth ו- Wi-Fi אופציונליים, בנוסף לנהגים ו- SDK לכמה סביבות הפעלה. אפשרויות אלה שימושיות להערכה, אך הן לא מחליפות בדיקת תאימות ספציפית לפלטפורמה.

במטבח

כרטיסי המטבח צריכים להיות קשים לפספס וקלים למסלול. אם מנות, משקאות וקינוחים הולכים לתחנות שונות, אישר כי POS תומך בהדפסת הזמנות מטבח מפולק לפני שאתה קונה מדפסות נוספות.

מודל ייעודי כגון מדפסת המטבח HPRT KP806C מוסיף תכונות שנועדו לסביבות רועשות ותבוקשות, כולל התראות הזמנות, זיהוי לקחת נייר, הדפסה מחדש של שגיאות והתקנה בקיר. השאלה המרכזית עדיין אותה: האם התוכנה שנבחרת תומכת במודל המדויק ובהגדרת הנתיב?

עבור הזמנות מקוונות ומשלוח

שאל אם ההזמנות מודפסות באופן אוטומטי או אם עובד חייב לקבל ולהזין אותן מחדש. אם הפלטפורמה תומכת בדפסת ענן, למד כיצד עבודת הדפסה נוסעת ממערכת ההזמנות למסעדה ומה קורה כאשר חיבור האינטרנט נכשל. סקירה כללית של HPRT על יישומי מדפסת POS ענן בשירות מזון מסבירה איפה סוג זה של זרימת עבודה יכול לעזור.

טעויות המסעדה הגרועות ביותר להימנע

1. רכישת תכונות אין לך זמן להשתמש

רשימה ארוכה של תכונות יכולה להרגיש כמו ערך טוב יותר. אבל מודולים לא משמשים עדיין מוסיפים עלות, אימון, והגדרות תפריט.

2. להאמין "משולב עם" פירושו "כלול"

אינטגרציה עשויה לדרוש מנוי נוסף, דמי יישום או חשבון צד שלישי. זה יכול גם להעביר רק חלק מהנתונים שאתה מצפה.

3. בחירת תוכנה לפני בדיקת תמיכה במדפסת

מסעדות לעתים קרובות בוחרות קודם POS ולהניח שהמדפסת הקיימת שלהם תעבוד. הנחה זו יכולה להוביל לחומרה החלפה או טיפול ידני בהזמנות.

4. להתעלם ממה שקורה כאשר הרשת נכשלת

מערכות ענן נוחות עד שהחיבור יורד במהלך ארוחת הצהריים.

5. לתת רק לבעלים לבדוק את המערכת

הבעלים רואים דיווחים. הקופה רואה את פריטת הכפתורים. המטבח רואה בהירות כרטיסים. הם לא מבחנים את אותו המוצר.

כיצד לבדוק תוכנת מסעדה לפני שאתה קונה

אל תבדוק רק במהלך מצגת מכירות. בדוק את זרימת העבודה שהצוות שלך ישתמש בה ביום שישי בלילה.

ליצור:

· סדר ארוחת צהריים עם מודיפירס ותעריכות אלרגיה

• הזמנת אוכל והזמנה באינטרנט מגיעה באותו הזמן

· תשלום מחולק, הנחה, ביטול, והחזר

פריטים שנדרשו לתחנות מטבח או בר נפרדות

· הדפסה מחדש של קבלה וכרטיס מטבח

שגיאה בזיהוי נייר או כיסוי פתוח

· הפרעת רשת והתאוששות

חשבון עובד חדש עם רשויות מוגבלות

· דוח סוף היום ויצוא נתונים

ראו כמה צעדים כל משימה עושה. תקשיבו לשאלות שהצוות שלכם שואל. בדוק אם הכרטיס קל לקרוא מתחנת הכנה עמוסה. הכי חשוב, גלה מי לוקח אחריות כאשר התוכנה והמדפסת מפסיקות לתקשר.

התחל עם רשימת הבדיקה של תוכנת המסעדה הזאת

המערכת פותרת בעיה מוגדרת בבירור.

· זה מתאים למודל השירות שלך וערוצי ההזמנה.

• הצוות שלך יכול ללמוד את זרימת העבודה הבסיסית.

• השילובים הדרושים זמינים ומחירים.

• תנאי עיבוד תשלום ברורים.

ניתן לייצא את הנתונים שלכם.

התנהגות offline נבדקה.

העלות החודשית המלאה מתועדת.

תנאי החוזה והביטול מובנים.

· קבלה ותמיכה במדפסת המטבח מאושרת.

· זרימת העבודה המלאה של ההזמנה להדפסה נבדקה.

• תמיכה זמינה בשעות הפעלה שלך.

בחר תוכנה שעושה את השינוי קל יותר

תוכנת המסעדה הטובה ביותר היא לא המערכת עם רוב המודולים. זו המערכת שהצוות שלך יכול להשתמש בה באופן אמין, המסעדה שלך יכולה להרשות לעצמה, וזרימת ההזמנות שלך יכולה לתמוך בה.

התחלו עם הבעיה שפוגעת ביותר במשמרת. קנה את הערימה המינימלית הדרושה כדי לתקן אותה. הוסף את העלות האמיתית. לאחר מכן בדוק את התוכנה, POS, הרשת והמדפסות כזרימת עבודה אחת.

אם המערכת יוצרת יותר צעדים ידניים מאשר היא מסירה, זה כנראה לא המערכת הנכונה.

עבור השוואת חומרה תחנה אחר תחנה, ראה מדריך המדפסת POS של HPRT.

שאלות נפוצות על תוכנת מסעדה

מהי תוכנת המסעדה הטובה ביותר למסעדה קטנה?

אין מקום טוב לכל מסעדה. בית קפה עשוי להעניק עדיפות לציוד מהיר ודפסת קבלות פשוטה. מסעדת משלוח עשויה לדרוש סינכרון תפריט, איסוף הזמנות, וכרטיסי מטבח אוטומטיים. בחר קודם את זרימת העבודה, ואז השוו פלטפורמות.

האם מסעדה קטנה צריכה לבחור במערכת הכל-באחד?

זה יכול להיות קל יותר לפרוס ולתמוך, במיוחד ללא צוות IT. בדוק תנאי תשלום, דרישות חומרה, ייצוא נתונים, ועלות מודולים תוספים לפני שאתה מתחייב לספק אחד.

האם כל מדפסת קבלה תרמית יכולה לעבוד עם תוכנת מסעדה?

מס. התאימות יכולה להיות תלויה במודל המדויק, מערכת ההפעלה, ממשק, נהג, שפת הפקודה, תוכנת הקושחה ורשימת המכשירים המאושרים של ספק התוכנה.

מה אני צריך לבדוק במהלך הדגמה של תוכנת מסעדה?

בדוק הזמנה מלאה עם משתנים, תשלום, נתיב מטבח, הדפסה, החזרים, הפרעת רשת ודיווחים בסוף היום. כוללים את צוות הקדמה של הבית, צוות המטבח, ומנהל.